Bokføringsloven er kjernelovgivningen som regulerer løpende regnskapsføring for alle næringsdrivende i Norge. Loven, som trådte i kraft 1. januar 2005, avløste de tidligere reglene i regnskapsloven og ga bokføringen et eget rettslig fundament.
For deg som eier eller driver en virksomhet er det viktig å kjenne til hva loven krever, hvilke frister som gjelder og hva konsekvensene er dersom kravene ikke overholdes. Mange undervurderer omfanget av bokføringsloven – og det kan bli kostbart.
Bokføringsloven gjelder uavhengig av om du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret eller ikke – det avgjørende er om du driver næring.
Bokføringsloven er strukturert rundt fem kjerneforpliktelser: bokføring av forretningstransaksjoner, spesifikasjon av pliktige regnskapsopplysninger, oppbevaring av regnskapsmateriale, krav til dokumentasjon og krav til regnskapssystemet. Til sammen utgjør disse kravene det vi kan kalle god bokføringsskikk.
Loven utfylles av bokføringsstandardene BS 1 til BS 8, som er utgitt av Norsk RegnskapsStiftelse og gir detaljert veiledning om gjennomføringen. BS 1 regulerer systemkrav, BS 2 dokumentasjon, BS 6 kontanttransaksjoner, og så videre.
Etter § 2 er bokføringspliktig enhver som har plikt til å levere næringsoppgave, enhver som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, og enhver arbeidsgiver med trekkplikt.
Loven gjelder norske foretak og utenlandske foretak med virksomhet i Norge. Utenlandske virksomheter som driver fast etablering i Norge – for eksempel filialer – er i utgangspunktet underlagt norsk bokføringslov for den norske aktiviteten.
Alle pliktige regnskapsopplysninger skal bokføres løpende. Bokføringsloven § 7 setter en maksimumsfrist på fire måneder etter transaksjonsdatoen, men for MVA-pliktige virksomheter er den faktiske fristen mye kortere siden MVA-meldingen terminvis krever oppdatert bokføring.
Kontanttransaksjoner – herunder salg i kasse – skal bokføres samme dag, noe som stiller strenge krav til kassasystemer og dagsoppgjør. For nettbutikker med nettbetaling gjelder tilsvarende krav til dokumentasjon av alle betalingstransaksjoner.
Hvert bilag skal inneholde klare opplysninger om: dato for transaksjonen, hva transaksjonen gjelder, hvem som er motpart (navn, adresse, organisasjonsnummer for næringsdrivende) og beløpet. For inngående fakturaer skal leverandørens navn og organisasjonsnummer alltid fremgå.
Digitale bilag er lovlige og fullt ut likestilte med papirbilag, forutsatt at de lagres på en sikker og søkbar måte. Skannede papirsbilag tilfredsstiller dokumentasjonskravet dersom originalene er lesbare og ikke endret.
Regnskapsmaterialet – bilag, regnskapsrapporter, årsregnskap og korrespondanse med forretningsmessig innhold – skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. For selskapsrettslig dokumentasjon (aksjonærregistre, stiftelsesdokumenter og vedtekter) er oppbevaringsplikten ubegrenset.
Systemet for oppbevaring må gjøre det mulig å hente frem materialet i lesbar form innenfor rimelig tid. Skybaserte regnskapssystemer som de Ecora benytter – PowerOffice og Tripletex – er utformet for å tilfredsstille dette kravet. Les mer om årsoppgjør og årsregnskap der oppbevaringsplikten er spesielt relevant.
| Materiale | Oppbevaringstid | Merknad |
| Bilag, facturaer, kontoutskrifter | 5 år | Fra regnskapsårets slutt |
| Årsregnskap og årsberetning | 5 år | Fra regnskapsårets slutt |
| Kontrakter med forretningsmessig innhold | 5 år | Regnes fra forholdet opphørte |
| Stiftelsesdokumenter | Ubegrenset | Selskapsrettslig krav |
| Aksjebok / aksjonærregister | Ubegrenset | Aksjeloven |
| Kassaapparat-z-rapporter | 5 år | Krav til kassasystemer |
Bokføringsstandardene BS 1–8 er ikke lover, men de anses som autoritativ tolkning av hva bokføringsloven krever i praksis. Avvik fra standardene vil normalt regnes som brudd på god bokføringsskikk, med mindre det foreligger god grunn til avviket.
BS 1 er den mest grunnleggende og handler om systemkrav – hva et bokføringssystem må kunne håndtere. BS 6 om kontantomsetning er spesielt streng og er et fast punkt under bokettersyn i bransjer med mye kontantbetaling.
Les om bokføring av inntekter fra utlandet dersom virksomheten din har transaksjoner på tvers av landegrenser.
Bokføringsloven stiller krav til at det elektroniske bokføringssystemet er autorisert, noe de fleste norske systemer er. Systemet skal hindre etterfølgende endringer i bokføringen uten at dette registreres – en funksjon kjent som «audit trail».
Overgang til elektronisk fakturering (EHF) er nå obligatorisk for leverandører til det offentlige og anbefalt ellers. En autorisert regnskapsfører kan hjelpe deg med å sette opp systemer som tilfredsstiller kravene.
Bokføringsloven § 15 gir hjemmel for straff ved forsettlige eller grovt uaktsomme brudd. Strafferammen er bøter eller fengsel inntil to år, og ved grove tilfeller (systematisk manglende bokføring, bokmanipulasjon) kan straffen oppskales.
Sivile konsekvenser inkluderer etterberegning av skatt og avgift basert på Skatteetatens skjønn, noe som kan gi svært høye beregninger. Tilleggsskatten kan komme i tillegg, og i ytterste konsekvens kan retten forbyde den ansvarlige fra å drive næringsvirksomhet. En solid regnskapsrutine er den beste forebyggingen.
Bokføringsloven er ikke spesielt komplisert, men den stiller klare krav som krever løpende oppmerksomhet og gode rutiner. Loven gjelder de aller fleste næringsdrivende i Norge, og konsekvensene av å ignorere den kan bli kostbare. Med riktig system, løpende bilagshåndtering og månedlig avstemming er det fullt mulig å overholde alle kravene uten at det tar uforholdsmessig mye tid.
Det viktigste er å etablere gode rutiner fra starten og aldri la bokføringen hope seg opp. En autorisert regnskapsfører som kjenner lovens krav og holder seg oppdatert på bokføringsstandardene, er et uvurderlig verktøy for å sikre etterlevelse. Vil du vite mer om hva en regnskapsfører kan hjelpe deg med, les vår artikkel om hva en regnskapsfører gjør og hvilken verdi det gir å sette bort bokføringen til en kompetent samarbeidspartner.
