Regnskap er selve ryggraden i driften av et sameie eller borettslag. Uten god oversikt over inntekter, utgifter og fremtidige forpliktelser er det vanskelig å ta gode beslutninger for fellesskapet. Styret sitter med det overordnede ansvaret, men det er fullt mulig å sette bort deler av jobben til fagfolk som kjenner regelverket ut og inn.
Denne guiden gir deg en fullstendig oversikt over hva regnskap for sameie og borettslag innebærer, hvilke plikter som gjelder og hvordan dere best organiserer arbeidet.
Styret kan utføre mange oppgaver selv, men det er ikke alltid hverken hensiktsmessig eller forsvarlig å gjøre alt alene. En regnskapsfører for borettslag og sameier kan avlaste styret betydelig, og det er mulig å skreddersyr avtalen slik at dere bare betaler for det dere faktisk har behov for.
En regnskapsfører kan overta ansvaret for å sende ut fakturaer til beboerne og følge opp at disse blir betalt til rett tid. Dette er særlig nyttig i større borettslag der det kan dreie seg om mange betalingstransaksjoner hver måned. Styremedlemmer slipper dermed å bruke tid på purringer og betalingsoppfølging, og kan heller fokusere på de overordnede oppgavene.
Regnskapsføreren kan også ta seg av fakturaer som borettslaget eller sameiet mottar. Det innebærer å kontrollere at beløp og betingelser stemmer med inngåtte avtaler, og sørge for at betalinger gjennomføres i tide. Sen betaling kan i verste fall gi gebyrer og skape dårlige relasjoner til leverandører, noe som er enkelt å unngå med en strukturert rutine på plass.
Utarbeidelse av årsregnskap, budsjett og periodiske rapporter er kjerneoppgaver som enten regnskapsføreren eller forretningsføreren kan ta hånd om. Disse dokumentene gir styret et solid grunnlag for beslutninger, og viser beboerne at fellesskapets midler forvaltes på en ansvarsfull måte.
God regnskapskontroll handler ikke bare om å registrere tall. Det handler om å forstå hva tallene betyr, planlegge for fremtiden og sørge for at alt er i samsvar med lovkravene.
Et budsjett er et av de viktigste styringsverktøyene for et borettslag eller sameie. Med et realistisk budsjett på plass vet styret hva som forventes av inntekter og utgifter det kommende året, og kan planlegge investeringer og vedlikehold deretter.
Manglende budsjettering fører lett til at kostnadene spiser inn i reservene, eller at felleskostnadene må økes brått midt i et år. Det er verken populært blant beboerne eller gunstig for stabiliteten i forvaltningen. Styret kan sette opp budsjettet selv ved hjelp av regneark eller regnskapsprogram, men mange velger å få hjelp av en forretningsfører for å sikre at tallene er realistiske og fullstendige.
Et godt budsjett hjelper styret med å ta bedre beslutninger, planlegge fremtidige prosjekter og kommunisere tydelig med beboerne om hva fellesskapets penger brukes til.
Når budsjettet er på plass, kan dere beregne hva felleskostnadene bør ligge på. I borettslag brukes det gjerne en fordelingsnøkkel som ble fastsatt da laget ble stiftet. Denne nøkkelen reflekterer verdiforholdet mellom boenhetene og brukes som utgangspunkt for fordeling av kostnader.
Det er viktig å sette av en buffer for uforutsette utgifter, som akutte reparasjoner eller prisøkninger fra leverandører. I noen tilfeller kan det også være aktuelt å fordele bestemte kostnader kun på deler av borettslaget, for eksempel ved installasjon av heis der ikke alle boenheter vil ha nytte av tiltaket.
I eierseksjonssameier fordeles felleskostnadene etter sameiebrøken, som som regel baserer seg på arealforholdet mellom seksjonene. Alle utgifter som ikke utelukkende tilhører den enkelte seksjonen, regnes som felleskostnader og deles etter dette prinsippet.
Dersom sameiet ønsker å avvike fra sameiebrøken i et konkret tilfelle, kreves det samtykke fra samtlige seksjonseiere, ikke bare et flertall på styremøtet. Dette er et strengt krav som er viktig å ha kontroll på for å unngå konflikter.
Regnskap er det løpende arbeidet med å registrere inntekter og utgifter, og dokumentere dette med bilag. Bokføring skal skje i henhold til bokføringsloven, noe som stiller konkrete krav til hvordan transaksjoner registreres og oppbevares.
Vi anbefaler at borettslag og sameier bruker et dedikert regnskapsprogram fremfor Excel. Programvare som er spesielt utviklet for dette formålet gjør det langt enklere å overholde lovkravene, og sørger for at bilag oppbevares trygt og tilgjengelig. Skatteetaten kan be om innsyn i bilag opptil flere år tilbake, og da er det viktig at dokumentasjonen er lett å finne frem.
Et skybasert regnskapsprogram gir styret og regnskapsføreren mulighet til å samarbeide i sanntid, uavhengig av geografi. Styremedlemmer kan laste opp bilag direkte fra telefonen, mens regnskapsføreren registrerer og bokfører på sin side. Mange programmer støtter også automatisk utsendelse av fakturaer for felleskostnader, noe som sparer tid og reduserer risikoen for feil.
Regnskapsprogram sikrer også at personopplysninger og økonomiske data håndteres i tråd med GDPR, noe som er et krav i norsk lov.
Alle borettslag og sameier har plikt til å føre regnskap og ta vare på relevant dokumentasjon, uavhengig av størrelse. Regnskapsplikten, altså plikten til å sende inn årsregnskap til Brønnøysundregisteret, gjelder imidlertid bare for borettslag, boligbyggelag og eierseksjonssameier over en viss størrelse.
Sameier med 20 seksjoner eller færre er ikke pålagt å sende inn årsregnskap, og er heller ikke revisjonspliktige med mindre flertallet stemmer for det. Sameier med 21 seksjoner eller flere må derimot levere årsregnskap og benytte godkjent revisor. Uavhengig av størrelse bør alle sameier og borettslag føre regnskap på en ordentlig og sporbar måte, siden tilsyn kan komme uansett.
En regnskapsfører har ansvar for å føre regnskapet korrekt og gi råd om den økonomiske situasjonen. En forretningsfører er en godkjent regnskapsfører med utvidet kompetanse, og kan i tillegg håndtere administrativ drift, juridiske spørsmål og styrets vedtak.
For mindre sameier der styret selv håndterer det meste av driften, holder det som regel med en regnskapsfører. Større borettslag med mange boenheter og mer kompleks drift vil gjerne ha mer nytte av en forretningsfører som kan ta et helhetlig ansvar.
Regnskap for sameie og borettslag er et samspill mellom budsjettering, regnskapsføring, innkreving og rapportering. Styret har det overordnede ansvaret, men det er helt legitimt og ofte fornuftig å overlate de tekniske og administrative oppgavene til en fagperson. Regnskapsprogram gjør samarbeidet enklere og sikrer at dokumentasjonen er i orden.
Det viktigste er at dere velger en løsning som passer størrelsen og behovet til nettopp deres borettslag eller sameie. Ikke betal for mer enn dere trenger, men sørg for at den dere engasjerer har riktig kompetanse og erfaring til å håndtere oppdraget på en pålitelig og grundig måte.
