Publisert
Mange tror at du må vente til nyttår for å bytte regnskapsfører. Det stemmer ikke. Et bytte kan gjøres når som helst i løpet av året, så lenge overgangen planlegges godt. Med et skybasert regnskapsprogram er det dessuten enklere enn noen gang.
Det viktigste er at ingen frister faller mellom to stoler, og at den nye regnskapsføreren får alt som trengs for å fortsette der den forrige slapp. I denne artikkelen får du en praktisk sjekkliste for et trygt bytte.
De fleste bytter fordi de er misfornøyde med oppfølgingen, responstiden eller prisen. Andre har vokst ut av den løsningen de har, og trenger mer rådgivning eller rapportering. Uansett grunn er det ingen fordel å vente hvis samarbeidet ikke fungerer. Jo lenger du venter, desto mer må ryddes opp i ved neste årsoppgjør.
Et godt tidspunkt er rett etter at en MVA-termin eller et kvartal er avsluttet. Da er det et naturlig skille i regnskapet, og det er enklere å avgjøre hvem som skal gjøre hva. Mange velger også å bytte rett etter at årsoppgjøret er levert.
Det du bør unngå, er å bytte rett før en stor frist, for eksempel skattemeldingen 31. mai eller årsregnskapet 31. juli. Da er det lite tid til å sette seg inn i selskapet. Må du likevel bytte da, er det ekstra viktig å avtale ansvaret skriftlig.
Begynn med å lese avtalen du har med dagens regnskapsfører. Der står det hvor lang oppsigelsestid du har, og om det er noen kostnader knyttet til å avslutte oppdraget. Vanlig oppsigelsestid er én til tre måneder. Står det ingenting om oppsigelse, bør du avtale en rimelig frist direkte.
Si opp skriftlig og oppgi en konkret dato for når oppdraget skal avsluttes. Avtal samtidig hva den nåværende regnskapsføreren skal gjøre ferdig før overlevering. Da unngår du uklarhet om hvem som har ansvaret for den perioden som er igjen.
Den nye regnskapsføreren må få et komplett bilde av regnskapet frem til byttet. Det viktigste er en saldobalanse og en hovedbok per byttedato, slik at det er klart hva som er bokført. I tillegg trengs avstemminger av bank, kunder, leverandører og MVA.
Åpne poster er spesielt viktige. Det gjelder fakturaer som ikke er betalt, leverandørgjeld som ikke er gjort opp, og andre beløp som skal følges opp. Mangler oversikten over åpne poster, er det lett at noe blir glemt. Det kan gi purringer fra leverandører eller kunder som aldri blir fulgt opp.
Be også om lønnsoversikter, tidligere MVA-meldinger og fjorårets årsoppgjør. Har selskapet anleggsmidler, trengs avskrivningsplanen. Jo mer som overleveres samlet, desto raskere kan den nye regnskapsføreren komme i gang.
Bruker du et skybasert regnskapsprogram, er det ofte nok å gi den nye regnskapsføreren tilgang og fjerne tilgangen til den gamle. Da følger hele historikken med. Bytter du program samtidig, må dataene eksporteres og leses inn på nytt.
I Altinn må den nye regnskapsføreren få rollen som regnskapsfører for selskapet. Det gjør det mulig å levere MVA-melding, A-melding og skattemelding. Husk også å gi lesetilgang til bankkontoene, slik at avstemmingene kan gjøres.
Vi tar kontakt med din nåværende regnskapsfører, henter det vi trenger og sørger for at ingen frister glipper. Ecora har fastpris, ta kontakt for et tilbud.
Den største risikoen ved et bytte midt i året er at en frist faller mellom to regnskapsførere. A-meldingen skal leveres innen den 5. hver måned, og MVA-meldingen hver termin. Avtal skriftlig hvem som leverer den neste av hver. En e-post der begge regnskapsførerne bekrefter fordelingen, er ofte nok.
Har selskapet ansatte, må den nye regnskapsføreren få oversikt over lønnsavtaler, skattekort, feriepenger og eventuelle trekk. Lønnen bør kjøres i samme system som før frem til byttet er gjennomført, og så flyttes. Da slipper de ansatte å merke noe til overgangen. Mange velger å la den nye regnskapsføreren ta over lønnskjøringen fra første hele måned etter byttet.
For MVA er det lurt å la den gamle regnskapsføreren levere terminen som er avsluttet, og den nye ta neste termin. Da blir ansvaret tydelig delt. Det gjør også avstemmingen ved årsslutt enklere.
| Oppgave | Gammel regnskapsfører | Ny regnskapsfører |
|---|---|---|
| MVA-termin som er avsluttet | Leverer | Kontrollerer |
| A-melding for byttemåneden | Etter avtale | Etter avtale |
| Løpende bokføring etter byttedato | Overtar | |
| Årsoppgjør og skattemelding | Leverer |
Bokføringsloven krever at regnskapsmateriale oppbevares, som hovedregel i fem år etter regnskapsårets slutt. Ansvaret ligger hos selskapet, ikke hos regnskapsføreren. Du må derfor sørge for at alle bilag og rapporter følger med når du bytter.
Ligger bilagene i et skybasert system som selskapet selv eier, er dette sjelden et problem. Har den gamle regnskapsføreren lagret dokumentasjonen i egne systemer, må den overføres. Få gjerne en skriftlig bekreftelse på at alt er levert. Den er nyttig å ha hvis Skatteetaten senere ber om dokumentasjon.
Når byttet er gjennomført, bør den nye regnskapsføreren gå gjennom regnskapet hittil i år. Da avdekkes eventuelle feil eller mangler før de får konsekvenser for årsoppgjøret. Det er også en god anledning til å se på rutinene for bilagshåndtering.
Avtal hvordan dere skal samarbeide fremover. Hvor ofte skal du få rapporter, hvem er kontaktpersonen din, og hvordan sender du bilag? Tydelige rutiner fra start gjør samarbeidet enklere for begge parter. Mange får også mer ut av regnskapet når de begynner å bruke månedlige rapporter aktivt.
Les mer om hvordan et bytte foregår hos oss på siden om å bytte regnskapsfører. Vi tar kontakt med din nåværende regnskapsfører og sørger for at overgangen går så smidig som mulig. Du får et fast pristilbud før vi starter.
Selve byttet koster som regel lite. Noen regnskapsførere tar betalt for arbeidet med å gjøre ferdig og overlevere, og det bør stå i avtalen. Den nye regnskapsføreren bruker litt ekstra tid i starten på å sette seg inn i selskapet.
Det viktigste er å vite hva du betaler fremover. Med fastpris vet du hva regnskapet koster hver måned, uten overraskelser på fakturaen. Les mer om hva som påvirker prisen på regnskapsfører.
