Mange styremedlemmer i borettslag og sameier stiller seg spørsmålet om de trenger en regnskapsfører eller en forretningsfører. Titlene høres kanskje like ut, men rollene er ganske forskjellige i praksis.
Å forstå forskjellen kan spare deg for både penger og misforståelser. Det kan også bidra til mer effektiv drift og færre konflikter internt i styret. Når ansvarsområdene er tydelig definert, blir det enklere å ta riktige beslutninger.
Det finnes ikke ett riktig svar for alle. Valget bør basere seg på hvor kompleks driften er, hvor mange boenheter det er snakk om, og hva slags kompetanse og kapasitet styret selv besitter. Mindre sameier kan ofte klare seg med enklere løsninger, mens større borettslag gjerne har behov for mer omfattende oppfølging.
Det er også viktig å vurdere hvor mye risiko styret ønsker å håndtere selv. Jo mer ansvar som ligger internt, desto større krav stilles til struktur og kunnskap.
En regnskapsfører er en fagperson med ansvar for å føre virksomhetens regnskap på en nøyaktig og etterrettelig måte. Vedkommende bokfører inntekter og utgifter, utarbeider årsregnskap og kan gi råd om den økonomiske situasjonen. Det er en verdifull rolle, men den er begrenset til det finansielle.
En forretningsfører har som oftest den samme grunnleggende regnskapskompetansen, men strekker seg lenger. Vedkommende kan ta ansvar for den administrative driften av borettslaget eller sameiet, bistå med juridiske spørsmål, følge opp styrevedtak og håndtere forhold som oppstår mellom beboerne. Forretningsføreren fungerer i praksis som en ekstern daglig leder for fellesskapet.
Et godt utgangspunkt er å sette opp en liste over alle oppgavene dere trenger hjelp med, og se hvem som faktisk kan løse dem. Tenk også gjennom hva budsjettet tillater og om styret har tid og kunnskap til å håndtere resten selv. Dette gir et mer realistisk bilde av behovene og gjør det enklere å velge riktig løsning.
Det kan også avdekke oppgaver som ofte blir oversett, men som er viktige for god drift. En slik gjennomgang gjør beslutningen mer strategisk og mindre basert på antakelser.
Det finnes ikke ett riktig svar for alle. Valget bør basere seg på hvor kompleks driften er, hvor mange boenheter det er snakk om, og hva slags kompetanse og kapasitet styret selv besitter.
Et godt utgangspunkt er å sette opp en liste over alle oppgavene dere trenger hjelp med, og se hvem som faktisk kan løse dem. Tenk også gjennom hva budsjettet tillater og om styret har tid og kunnskap til å håndtere resten selv.
En forretningsfører er det naturlige valget for borettslag som ønsker at én ekstern part skal ha oversikt over og ansvar for helheten. Forretningsføreren kan blant annet hjelpe med registrering av eiendomsoverdragelser, oppfølging av styrevedtak og megling ved nabokonflikter, noe en regnskapsfører ikke er i posisjon til å bidra med.
Forretningsførerens helhetlige perspektiv, med oversikt over både økonomi og drift, gjør det lettere å identifisere hvor det er mulig å spare penger og optimalisere ressursbruken. For styret kan det også være en stor fordel å ha en rådgiver som er juridisk orientert og kjenner regelverket for borettslag og sameier godt.
Forretningsføreren er ikke bare en utfører, men en aktiv sparringspartner for styret. Vedkommende kan gi objektive råd og er forpliktet til å følge opp styrets vedtak på en lojal og profesjonell måte.
For mindre sameier der styret selv håndterer administrasjonen og den daglige driften, er en regnskapsfører som oftest fullt tilstrekkelig. Dere kan tilpasse samarbeidet etter behov, for eksempel ved å håndtere fakturaer selv mens regnskapsføreren tar seg av bokføring og årsregnskap.
Nettbasert regnskapsføring er gjerne det mest kostnadseffektive alternativet for sameier med enkel økonomi. Bilag lastes opp digitalt, og regnskapsføreren bokfører og rapporterer løpende. Dere betaler kun for det dere bruker.
Regelverket sier at sameier med færre enn åtte seksjoner bare trenger å sørge for at regnskapet er ordentlig og tilstrekkelig. Sameier med 21 eller flere seksjoner er derimot pålagt å sende inn årsregnskap og registrere seg i Brønnøysundregisteret.
Prisen varierer etter omfang, og det er stor forskjell på hva en regnskapsfører for et lite sameie koster sammenlignet med en forretningsfører i et stort borettslag med daglig oppfølging.
De fleste tilbyr både timepris og fastpris. Timepris kan lønne seg hvis behovet er sporadisk og uforutsigbart. Fastpris eller pakkepris gir bedre forutsigbarhet hvis dere har mange faste oppgaver, og kan totalt sett bli rimeligere. Vi anbefaler alltid å be om tilbud på begge alternativene, slik at dere har et godt grunnlag for sammenligning.
Enten du velger regnskapsfører eller forretningsfører, er det noen egenskaper som alltid bør vektlegges. Vedkommende bør ha dokumentert erfaring fra tilsvarende oppdrag, god kjennskap til regelverket som gjelder for borettslag og sameier, og evne til å kommunisere klart og tydelig med styret.
En god regnskapsfører eller forretningsfører for sameie eller borettslag bør ha erfaring fra lignende oppdrag, kunne gi konkrete råd om økonomisk drift, være tilgjengelig når styret har behov for oppfølging, være oppdatert på gjeldende lover og forskrifter og tilby priser som er konkurransedyktige og transparente.
Ikke velg det første og beste alternativet. Ta deg tid til å sammenligne, sjekke referanser og ha en innledende samtale for å vurdere om kjemien er der. Et langvarig samarbeid fungerer best når det er bygget på tillit og gjensidig forståelse.
Forskjellen mellom en regnskapsfører og en forretningsfører handler i stor grad om bredde og ansvar. Regnskapsføreren håndterer det finansielle, mens forretningsføreren i tillegg tar ansvar for drift, juss og administrasjon. For mindre sameier med et kompetent styre er regnskapsfører gjerne nok. For større borettslag med behov for helhetlig forvaltning er forretningsfører det naturlige valget.
Uansett hvem dere velger, er det viktig å definere tydelig hva oppdraget innebærer og hvilke forventninger som gjelder fra begge sider. En klar avtale og jevnlig kommunikasjon er grunnlaget for et samarbeid som fungerer over tid og gir borettslaget eller sameiet den tryggheten det fortjener.
