Slik kjører du lønn: lønnskjøring steg for steg

Lønnskjøring er å beregne lønn, skattetrekk og arbeidsgiveravgift, utbetale og rapportere via a-melding.

Hva er lønnskjøring, og hvorfor må det gjøres riktig?

Lønnskjøring er den samlede jobben med å gjøre om avtalt lønn til korrekt utbetaling og rapportering. I praksis handler det om tre parter: den ansatte skal ha riktig nettolønn og lønnsslipp, Skatteetaten skal ha skattetrekk og opplysninger via a-meldingen, og selskapets regnskap skal vise kostnaden og forpliktelsene riktig.

Blir noe feil, forplanter feilen seg raskt: for lite skattetrekk gir bakgrunnsskatt for den ansatte, feil i a-meldingen gir avvik hos Skatteetaten, og manglende betaling av skattetrekk kan gi tvangsmulkt og personlig ansvar for styret.

Derfor lønner en fast, repeterbar rutine seg. Bruker selskapet et lønnssystem, automatiseres mye, men du må fortsatt forstå hvert steg for å kvalitetssikre resultatet.

Gjelder dette også for eneaksjonær?

Ja. Jobber du i ditt eget AS og tar ut lønn, er selskapet arbeidsgiver og du er ansatt, med alle plikter det medfører. Om du bør ta ut lønn, utbytte eller en kombinasjon, er en egen vurdering; les gjerne om lønn vs. utbytte for AS-eiere før du bestemmer nivået.

Før du starter: dette må være på plass

Har du grunnlaget klart, går selve kjøringen nesten av seg selv.

• Arbeidsavtale med avtalt lønn, stillingsprosent og eventuelle tillegg
• Elektronisk skattekort hentet fra Skatteetaten for hver ansatt
• Registrert arbeidsforhold i a-meldingen (Aa-registeret)
• Timelister eller fastlønnsgrunnlag for perioden
• Oversikt over variable poster som overtid, bonus, feriepenger, trekk og utleggsrefusjoner
• Riktig sone for arbeidsgiveravgift ut fra virksomhetens beliggenhet

Skattekortet er sentralt: uten det må du trekke skatt etter en høy standardsats. Kortet hentes elektronisk og oppdateres automatisk i de fleste lønnssystemer.

Skal du utbetale feriepenger, bør du også ha kontroll på grunnlaget, se hvordan du beregner feriepenger som arbeidsgiver.

Lønnskjøring steg for steg

• Samle inn grunnlaget. Hent timelister, godkjenn overtid og registrer variable tillegg og trekk for perioden.
• Kontroller skattekort. Sørg for at oppdatert elektronisk skattekort er hentet for alle ansatte.
• Beregn bruttolønn. Summer fastlønn, timelønn, tillegg og eventuelle skattepliktige naturalytelser.
• Beregn skattetrekk. Systemet beregner forskuddstrekk ut fra skattekortet. Husk regler om trekkfrie perioder ved ferie og halv skatt før jul der det gjelder.
• Beregn arbeidsgiveravgift. Avgiften beregnes av bruttolønn etter satsen for din sone.
• Beregn feriepenger. Sett av feriepenger av feriepengegrunnlaget for utbetaling neste år.
• Sett opp nettolønn og lønnsslipp. Nettolønn = bruttolønn minus skattetrekk og eventuelle andre trekk. Lag lønnsslipp til den ansatte.
• Send a-melding. Rapporter lønn, forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift for perioden.
• Utbetal nettolønn til de ansatte på avtalt lønningsdag.
• Sett av skattetrekk på skattetrekkskonto og planlegg betaling av skattetrekk og arbeidsgiveravgift til forfall.
• Bokfør lønnskjøringen med lønnskostnad, skyldig skattetrekk, skyldig arbeidsgiveravgift og skyldige feriepenger.

Rekkefølgen er viktig fordi a-meldingen bygger på de ferdig beregnede tallene, og bokføringen speiler både utbetalingen og forpliktelsene som oppstår. Et godt lønnssystem gjør stegene 3, 8 automatisk, men du bør alltid kontrollere resultatet mot forrige periode før du sender.

A-meldingen: hjertet i rapporteringen

A-meldingen er den månedlige rapporten som samler lønn, forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og arbeidsforhold i én innsending til Skatteetaten, NAV og SSB. Den skal som hovedregel sendes hver måned, også i måneder uten lønn hvis selskapet har registrerte arbeidsforhold. Se vår egen guide til a-melding og hvordan den fungerer.

Frister, betaling og skattetrekkskonto

Lønnskjøringen slutter ikke ved utbetaling. Skattetrekket du har holdt tilbake, tilhører staten og skal settes på en egen skattetrekkskonto eller sikres med bankgaranti. Skattetrekk og arbeidsgiveravgift betales terminvis etter faste frister.

Nøyaktige forfallsdatoer og terminer finner du hos myndighetene, sjekk alltid gjeldende frister for arbeidsgivere hos Skatteetaten.

Satsen for arbeidsgiveravgift avhenger av hvilken sone virksomheten hører til; vi har forklart arbeidsgiveravgift, satser og soner i en egen artikkel. Har du full oversikt over regnskapsfristene, unngår du forsinkelsesgebyr.

Bokføring av lønn

Hver lønnskjøring skal bokføres slik at både kostnaden og de skyldige beløpene kommer riktig frem, og treffer dermed flere kontoer samtidig.

• Lønnskostnad, bruttolønn som kostnad i resultatregnskapet
• Skyldig forskuddstrekk, beløpet du har trukket, som gjeld til det er betalt
• Skyldig arbeidsgiveravgift, beregnet avgift som gjeld
• Skyldige feriepenger, avsetning til utbetaling neste år
• Bank, utbetalt nettolønn og senere betaling av trekk og avgift

Riktig lønnsbokføring gir et korrekt bilde av selskapets forpliktelser og er en forutsetning for et ryddig årsregnskap. Fører du lønn i et integrert system, posteres dette ofte automatisk, men avstem alltid skyldige beløp mot det som faktisk betales.

Vanlige feil i lønnskjøringen

Lønn er et av områdene der små feil får store konsekvenser, fordi de ofte gjentar seg hver måned til noen oppdager dem. Her er feilene vi ser oftest hos aksjeselskap, og hva du gjør for å unngå dem.

• Glemte å hente oppdatert skattekort. Fører til for høyt trekk og misfornøyde ansatte. Automatiser henting i lønnssystemet.
• Feil sone for arbeidsgiveravgift. Bruk sonen for der arbeidet faktisk utføres, ikke der regnskapsføreren sitter.
• Skattetrekk ikke avsatt i tide. Beløpet skal på skattetrekkskonto senest første virkedag etter utbetaling, ikke ved terminforfall.
• Naturalytelser ikke innrapportert. Fri telefon, forsikringer og andre goder er ofte skattepliktige og skal med i a-meldingen.
• Utleggsrefusjon blandet med lønn. Refusjon av dokumenterte utlegg er ikke lønn og skal ikke skattlegges, hold det adskilt.
• Reise og diett feilført. Har du ansatte på reise, gjelder egne regler; se reiseregning og diettgodtgjørelse.

Et enkelt kvalitetssikringstiltak er å sammenligne hver lønnskjøring med forrige måned og forklare eventuelle avvik før du sender a-meldingen. Da fanger du opp både tastefeil og glemte poster.

Bør du gjøre lønn selv eller sette det bort?

For et lite aksjeselskap med noen få ansatte kan et moderne lønnssystem gjøre det fullt mulig å håndtere lønn internt. Systemet henter skattekort, beregner trekk og avgift, lager a-melding og bokfører automatisk. Men du har fortsatt ansvaret for at innholdet er riktig, at frister holdes og at forpliktelser betales.

Vurderingen handler derfor mindre om teknikk og mer om tid, kompleksitet og risiko. Har du variabel lønn, provisjoner, flere ansatte, naturalytelser eller ansatte i ulike soner, øker sjansen for feil raskt. Da frigjør det både tid og trygghet å la en autorisert regnskapsfører kjøre lønn. Er du usikker på hva en regnskapsfører faktisk gjør på lønnsområdet, kan du lese om hva en regnskapsfører gjør.

Uansett valg bør lønn ses i sammenheng med resten av regnskapet. Lønnskostnad, feriepengeavsetning og skyldig arbeidsgiveravgift påvirker både resultat og balanse, og feil her forplanter seg til årsoppgjøret. En integrert løsning der lønn og bokføring spiller sammen, gir færrest overraskelser.

Oppsummering

En trygg lønnskjøring følger en fast rute: klargjør grunnlaget, hent skattekort, beregn brutto, trekk og avgift, send a-melding, utbetal, avsett skattetrekk og bokfør. Holder du frister for a-melding og betaling av skattetrekk og arbeidsgiveravgift, unngår du gebyrer og ansvar. For aksjeselskap, også de med bare én ansatt eier, er det verdt å ha rutinen på stell fra første utbetaling.

Vil du være sikker på at lønn, skattetrekk og rapportering blir riktig hver måned? Ecoras lønnstjenester tar hånd om hele prosessen. Ta kontakt med Ecora for en uforpliktende prat om lønn for ditt selskap.

Ofte stilte spørsmål